Constitución de sucursales y filiales

Cada vez son más las empresas que deciden internacionalizar su negocio y abrir una sucursal o filial en España. Muchas organizaciones comienzan su actividad en España con una sucursal y, una vez que conocen mejor el mercado y han comenzado a desarrollar su actividad, abren una filial.

Antes de tomar la decisión de abrir una filial o sucursal en España es importante analizar una serie de aspectos que pueden ser los siguientes:

• Valoración de la oportunidad en el mercado. Es fundamental conocer el mercado español a fondo y analizar si existe una oportunidad para el negocio que se pretende desarrollar en nuestro país. Para ello se deberá analizar el sector en el que se desea trabajar y a los competidores que existen en ese sector.
• Análisis de la tributación. Es importante conocer los impuestos que se van a tener que pagar y las declaraciones fiscales que haya que presentar.
• Conocimiento del marco legal. Cada país tiene una normativa diferente que rige el desarrollo de negocios por empresas extranjeras y se debe conocer y cumplir.

Las dos formas que se suelen utilizar por los empresarios extranjeros para implantarse en España son las sucursales y las filiales. A continuación, analizamos en qué consiste cada una de estas formas, qué diferencias hay entre ellas y qué tramites hay que seguir para crear una sucursal o abrir una filial en España.

1. ¿Qué es una sucursal?

La sucursal y la filial son las dos principales formas jurídicas que tiene un empresario extranjero para desarrollar una actividad en España.

El concepto de sucursal de una empresa se establece en el artículo 295 del Reglamento del Registro Mercantil de la siguiente forma: se entenderá por sucursal todo establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollen, total o parcialmente, las actividades de la sociedad.

La definición de sucursal se ha ido matizando, además, por la normativa comunitaria, la jurisprudencia y la Dirección General de los Registros y del Notariado, de manera que las características de la sucursal son las siguientes:

• Es un establecimiento secundario (no es una sociedad mercantil).
• No tiene una personalidad propia.
• Es de carácter permanente.
• Su objeto social es el mismo que el de la sociedad matriz.
• Tiene una sede independiente, cierta autonomía operativa y un representante permanente.
• Se encuentra subordinada a las directrices de la sociedad matriz.

2. ¿Qué es una filial?

Una filial es una entidad que está controlada directa e indirectamente por una empresa matriz. Por lo general, el control deriva de que la sociedad matriz es propietaria de más del 50% de las acciones o participaciones de la sociedad filial, lo que le permite controlar los derechos de voto y la toma de decisiones.

Una matriz y las filiales que controla la matriz, forman un grupo de empresas.
Las filiales se caracterizan por:

• Tener personalidad jurídica propia.
• Estar controladas por la sociedad matriz.
• Ser sociedades mercantiles.
• Ser autónomas.

3. Principales diferencias entre una filial y una sucursal

Como consecuencia de las definiciones de sucursal y filial que hemos visto, se pueden distinguir una serie de diferencias entre sucursal y filial que son las siguientes:

• Personalidad jurídica propia. La sucursal no tiene personalidad jurídica y la filial sí. La personalidad jurídica propia supone que la filial es sujeto de los derechos y las obligaciones que le correspondan, con independencia de las de la sociedad matriz.
• Capital social mínimo. La sucursal no tiene un capital social mínimo que se deba aportar en el momento la constitución, la filial sí, y es de 3.000 o 60.000 euros dependiendo de si es una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima. No obstante lo anterior, la sociedad matriz puede asignar un capital para que la sucursal pueda operar en España.
• Representación y gobierno. La sucursal tiene un representante que es apoderado de la sociedad matriz extranjera, que es la que limita sus facultades. La filial tiene junta de socios o accionistas, y un órgano de administración que puede ser un administrador único, administradores solidarios o mancomunados, o consejo de administración.
• Responsabilidad. La responsabilidad de la sucursal es ilimitada y será asumida por la matriz, la de la filial se limita al capital aportado y, en principio, no afecta a la sociedad matriz.
• Tributación. En el caso de la sucursal se aplicará el Convenio de Doble Imposición que corresponda o el Impuesto sobre la Renta de no Residentes. La filial tributa por el Impuesto sobre Sociedades. En cualquier caso, siempre habrá que analizar fiscalmente cada caso para conocer a fondo los impuestos y declaraciones que se deben presentar.

4. ¿Cuáles son los pasos para constituir una filial?

Para saber cómo abrir una filial de una empresa se tendrán que seguir una serie de pasos que son los siguientes:

Obtención de la documentación oficial necesaria:

• La empresa matriz debe tener un CIF español oficial (VAT number o NIF intracomunitario que se necesita para hacer operaciones con otros profesionales o empresas que se encuentren dentro de la Unión Europea).
• Los socios deben tener un NIE.
• Se tendrá que realizar una traducción jurada de los documentos oficiales de la empresa matriz.
• Apostilla de la Haya. Se trata de un sello que se incluye en los documentos públicos y que certifica la autenticidad de las firmas de un documento que se haya expedido en uno de los países firmantes del Convenio de la Haya.
• Presentación del Modelo 036. Es el Modelo que se presenta en la Agencia Tributaria para dar de alta una empresa en el censo de empresarios a efectos de impuestos como el IVA o el IAE.

Creación de la sociedad limitada:

Por lo general, los dos tipos de sociedades mercantiles más habituales son la sociedad limitada y la sociedad anónima. Las principales diferencias entre una y otra son las siguientes:

• El capital mínimo en una sociedad limitada es de 3.000 euros y en una anónima de 60.000 euros.
• El capital social de una SL se divide en participaciones y en una SA en acciones.
• En una SL la transmisión de participaciones no se puede hacer libremente, al contrario de lo que sucede en una SA.

La sociedad limitada es la más utilizada por los empresarios y se puede definir como un tipo de sociedad mercantil en la que el capital social está formado por las aportaciones de los socios y se divide en participaciones sociales. La ley aplicable a este tipo de sociedades es el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Los trámites que se deben seguir para la creación de una sociedad limitada en España son los siguientes:

• Petición de certificación de la denominación negativa al Registro Mercantil. Es aconsejable solicitar varias denominaciones posibles de la sociedad para que si una está ya siendo utilizada, nos puedan conceder otra. La certificación que emite el Registro Mercantil tiene una validez de seis meses.
• Depósito del capital social. El capital mínimo de la sociedad (3.000 euros para sociedades limitadas), debe ser depositado en una cuenta bancaria abierta a nombre de la sociedad.
• Redacción de estatutos. El contenido mínimo de los estatutos de la sociedad es el siguiente:
  • Denominación de la sociedad, junto a la denominación sociedad de responsabilidad limitada, SRL o SL.
  • Actividad que va a desarrollar.
  • Capital social, participaciones en las que se divide, valor de cada participación y numeración.
  • Sistema de administración de la sociedad (puede ser: administrador único, administradores solidarios o mancomunados, o consejo de administración).
• Redacción de la escritura notarial de constitución de la sociedad. La escritura deberá contener:
  • La identificación de los socios.
  • La voluntad de constituir una sociedad limitada.
  • Las aportaciones que realiza cada socio y la numeración de las participaciones.
  • Los Estatutos Sociales.
  • La identidad de los administradores iniciales.
  • El modo en el que se va a organizar la administración de la sociedad.
• Firma ante Notario de la escritura pública de constitución de la sociedad. Para la firma es necesario que acudan todos los socios al otorgamiento, ya sea por sí mismos o representados. Además, se tendrá que aportar la siguiente documentación:
  • Estatutos sociales.
  • Certificación negativa del Registro Mercantil relativa a la denominación social.
  • Certificación bancaria que acredite el depósito del capital social en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
  • DNI o NIE original de cada socio.
  • En el caso de socios extranjeros será necesaria la declaración de inversiones en el extranjero.
• Solicitud del NIF. Hacienda dará un NIF provisional.
• Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Es un tributo local que grava la actividad de las empresas.
• Presentación del Modelo 036. Es la declaración censal con la que se informa a Hacienda del inicio de la actividad.
• Inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil. La inscripción deberá hacerse en el plazo de dos meses desde la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución de la sociedad y se deberá aportar:
  • Copia de la escritura de constitución de la sociedad.
  • Certificación negativa de la denominación.
  • Copia del NIF provisional.
• Solicitud del NIF definitivo. Se solicita ante Hacienda, una vez que se haya inscrito a la sociedad en el Registro Mercantil.
• Alta en la Seguridad Social. Los administradores de la sociedad se deberán dar de alta como trabajadores autónomos y, en el caso en que se contraten trabajadores, se solicitará el número patronal.
• Solicitud de certificado digital. El certificado digital es un medio que garantiza la identidad de una persona en internet. Se debe utilizar de forma obligatoria para determinados trámites con la Administración, en especial con la Agencia Tributaria, con la que en diversos casos es indispensable la presentación telemática de declaraciones.

5. ¿Cuáles son los pasos para constituir una sucursal?

Obtención de la documentación oficial necesaria:

En este caso la documentación es la misma que en el caso de una filial:

• La empresa matriz debe tener un CIF español oficial (VAT number).
• Se debe solicitar una traducción jurada de los documentos oficiales de la empresa matriz.
• Los documentos deberán tener la Apostilla de la Haya.
• Presentación del modelo 036 para el alta en el censo de empresarios.
• Certificado digital de la empresa para poder realizar trámites con la administración.

Creación de la sucursal:

Los pasos a seguir para saber abrir una sucursal en España son los siguientes:

• Acuerdo de apertura de sucursal por parte de la Junta de socios de la sociedad matriz. La Junta de socios de la sociedad matriz debe tomar el acuerdo de abrir una sucursal en España.
• Obtención del NIF y nombramiento del representante de la sociedad matriz ante la Agencia Tributaria española. Es necesario nombrar a una persona física o jurídica con residencia en España para que represente a la sociedad matriz ante la Agencia Tributaria española. Para obtener el NIF se deberán aportar los poderes del representante legal de la sucursal en España.
• Formalización de la escritura de apertura de sucursal ante Notario español. Mediante la escritura de apertura de sucursal se formaliza el acuerdo adoptado por el órgano competente de la sociedad matriz. Para la formalización el Notario solicitará:
  • Documentación acreditativa de la identidad de las personas que comparezcan ante él.
  • Poderes de representación de quienes actúen en nombre de la sociedad matriz, o de otras personas físicas o jurídicas.
  • Prueba de la existencia de la sociedad matriz (la documentación deberá ir traducida, legalizada y con la Apostilla de la Haya), de sus estatutos y de los datos de los administradores. Además, se deberá aportar el acuerdo de constituir la sucursal por parte del órgano de gobierno de la sociedad matriz.
  • Declaración de la inversión extranjera emitido por el Registro de Inversiones Extranjeras.
• Inscripción de la sucursal en el Registro Mercantil. La sucursal se deberá inscribir en el Registro Mercantil. La inscripción se regula en el artículo 297 del Reglamento del Registro Mercantil que establece los siguiente:

1. • En la inscripción que se practique en la hoja abierta a la sociedad se hará constar el establecimiento de la sucursal, con indicación de:

• • • Cualquier mención que, en su caso, identifique a la sucursal.
    • El domicilio de la misma.
    • Las actividades que, en su caso, se le hubiesen encomendado.
    • La identidad de los representantes nombrados con carácter permanente para la sucursal, con expresión de sus facultades.
  • En la primera inscripción de la hoja abierta a la sucursal se harán constar, además de las circunstancias anteriores, la identidad de la sociedad y el nombre y apellidos o denominación social de sus administradores, con indicación del cargo que ostenten.
• Alta en Hacienda. Se realiza con el Modelo 036 y se efectúa a efectos de impuestos como el IVA o el IAE.
• Alta en Seguridad Social. Al igual que en el caso de la filial, se deberá solicitar el alta en la Seguridad Social para el caso en que se quiera contratar empleados.

6. Conclusiones

Abrir una sucursal o una filial en España requiere diversos trámites, tal y como hemos visto, y un conocimiento profundo de la legislación española desde un punto de vista mercantil, fiscal y laboral, entre otros aspectos.

Tener una sucursal o una filial puede ser una gran oportunidad para desarrollar el negocio de empresas extranjeras en nuestro país.

Debido a la complejidad de los trámites a realizar y a la necesidad de cumplir con la ley, siempre es recomendable contar con la ayuda de asesores y abogados en España que conozcan la normativa y tengan experiencia en la creación de sucursales y filiales de una empresa.

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