Constitución de empresas

Constitución de empresas

1. Sociedad limitada: ¿qué es?

Una sociedad limitada es una sociedad en la que la responsabilidad de los socios se limita al capital aportado, de manera que no afecta al patrimonio personal de dichos socios.

La sociedad limitada es el tipo de sociedad más utilizado por pequeños empresarios y se regula en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital

2. Sociedad limitada y sociedad anónima: diferencias

Una de las dudas más frecuentes entre los empresarios que desean constituir una sociedad, es la que se refiere a las diferencias entre una sociedad limitada y una sociedad anónima, que son las siguientes:

• Actividad. Existen determinadas actividades que requieren la existencia de una sociedad anónima, por ejemplo, la actividad bancaria y los seguros.
• Socios. La sociedad limitada es apropiada para casos de empresas con pocos socios. Cuando los socios son muy numerosos, es aconsejable crear una sociedad anónima.
• Capital mínimo. En las sociedades limitadas el capital mínimo es de 3.000 euros y se divide en participaciones, mientras que en las anónimas es de 60.000 euros y se divide en acciones.
• Transmisión de acciones. En el caso de la sociedad anónima la transmisión es libre, sin embargo, en la sociedad limitada se deben cumplir una serie de requisitos como la comunicación a los administradores.
• Responsabilidad de los socios. En ambos casos se limita al capital social aportado.
• Denominación social. La denominación social de la sociedad anónima debe estar formada por el nombre de la sociedad más las palabras sociedad anónima o las siglas SA. En el caso de la sociedad limitada, el nombre de la sociedad más la denominación sociedad de responsabilidad limitada o SL.

3. Tipos de sociedad limitada

Aunque hemos definido la sociedad limitada, podemos distinguir varios tipos que son los siguientes:

Sociedad limitada de formación sucesiva. Es una sociedad limitada en la que no existe un capital mínimo, pero para proteger a terceros, se establecen una serie de limitaciones:

• Debe destinarse a la reserva legal un importe de, al menos, el 20% del beneficio del ejercicio.
• Solo se pueden repartir dividendos a los socios si el patrimonio neto no es inferior al 60% del capital mínimo.
• Las retribuciones de los socios y administradores no podrán superar el 20% del patrimonio neto del ejercicio que corresponda.

Sociedad limitada nueva empresa. Se trata de una sociedad limitada que tiene una serie de características especiales como que el número mínimo de socios es de 1 y el máximo de 5 y que el capital mínimo es de 30.000 euros y el máximo de 120.000 euros. Las ventajas de este tipo de sociedad son las siguientes:

• Si se realiza la constitución de forma telemática y se eligen los estatutos básicos, la sociedad se puede constituir en 48 horas.
• El objeto social es amplio por lo que permite una gran flexibilidad a la hora de desarrollar actividades diversas.
• El libro registro de socios no es obligatorio.
• Puede obtener ventajas fiscales durante los primeros años de la sociedad.

Es una sociedad en la que la mayor parte del capital social es propiedad de los trabajadores de la empresa, que tienen una relación laboral por tiempo indefinido. El número de socios mínimo para este tipo de sociedades es de 2 y el capital mínimo de 3.000 euros.

4. ¿Qué requisitos mínimos debe tener una SL?

Los requisitos de una SL son los siguientes:

• Socios. El número de socios mínimo es de uno (en este caso se habla de sociedad limitada unipersonal) y no hay un máximo. Los socios pueden ser personas físicas o jurídicas.
• Responsabilidad de los socios. Se limita al capital aportado.
• Tipos de socios. Pueden ser trabajadores o capitalistas.
• Denominación. El nombre de la sociedad debe ir seguido de la expresión sociedad de responsabilidad limitada o SRL.
• Capital mínimo. El mínimo legal es de 3.000 euros y se divide en participaciones.
• Domicilio. Es la dirección donde se encuentra la empresa y debe estar en España.
• Objeto social. Es la actividad de la sociedad.
• Constitución. Se realiza mediante una escritura pública que se otorga ante Notario.
• Administración. Existen varias opciones: administrador único, administradores solidarios o mancomunados y consejo de administración.
• Órganos. El órgano máximo de deliberación es la Junta General de Socios.
• Impuestos. La sociedad debe tributar, fundamentalmente, por el Impuesto sobre Sociedades y por el IVA.

5. ¿Cuáles los pasos para constituir una sociedad limitada?

En el caso en que desee constituir una sociedad limitada deberá seguir los siguientes pasos:

• Solicitar una denominación negativa en el Registro Mercantil. Se trata de elegir un nombre para la sociedad y varias alternativas a ese nombre y solicitar al Registro Mercantil que compruebe si ya existe alguna sociedad con esos nombres. Una vez comprobado el Registro emitirá un certificado en el que conste que esa denominación no ha sido utilizada por ninguna sociedad.
• Abrir una cuenta bancaria. El siguiente paso es abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y depositar el capital mínimo de 3.000 euros.
• Redactar estatutos sociales. Se pueden utilizar unos estatutos simplificados que reducen los trámites de constitución de la SL. Los estatutos deben tener un contenido mínimo que es el siguiente:
  • Denominación de la sociedad, junto a la expresión sociedad de responsabilidad limitada.
  • Actividad a la que se va a dedicar.
  • Capital social, participaciones en las que se divide, valor de cada participación y numeración.
  • Sistema de administración.
• Redactar la escritura de constitución. Es el paso más importante y consiste en la redacción de la escritura de constitución de la sociedad y en la firma ante Notario de la misma por parte de todos los socios. Para el otorgamiento de la escritura es necesario aportar la siguiente documentación:
  • Estatutos sociales
  • Original de la certificación negativa de denominación del Registro Mercantil.
  • Certificación bancaria que acredite el depósito del capital social.
  • DNI original de cada uno de los socios.
  • Si alguno de los socios es extranjero será necesaria la declaración de inversiones exteriores.
• Solicitar el NIF. Se pide en Hacienda, que dará un NIF provisional.
• Darse de alta en el IAE. Es un tributo local que grava la actividad de las empresas.
• Presentación de la declaración censal. Es el documento por el que se informa a Hacienda del inicio de la actividad.
• Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil. La inscripción se debe realizar en el plazo de dos meses desde la escritura de constitución y se debe aportar:
  • La copia de la escritura de constitución de la sociedad.
  • La certificación negativa de la denominación.
  • La copia del NIF provisional.
• Canjear el NIF provisional por el definitivo. El trámite se realiza también en Hacienda una vez que se haya inscrito la sociedad en el Registro Mercantil.
• Dar de alta a los administradores en la Seguridad Social. Los administradores se deberán dar de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos y si se va a contratar trabajadores se deberá solicitar el número patronal.

6. Estatutos sociales

En la mayor parte de los casos, los emprendedores optan por el modelo estándar de estatutos sociales porque es la forma más barata, pero, con el paso del tiempo, pueden surgir problemas que se pueden evitar con unos estatutos bien regulados y adaptados a las circunstancias.

Algunas de las cláusulas que se pueden incluir son las siguientes:

• Fecha de inicio de actividades. Por defecto, en Notario va a incluir que la fecha de inicio de actividades de la sociedad coincide con la fecha de la escritura. En el caso en que se vaya a retrasar la fecha de inicio de la sociedad, es importante poner la fecha concreta de inicios de actividad.
• Actividades. Es aconsejable incluir una actividad amplia para evitar que si se hacen otras actividades no haya que cambiar los estatutos.
• Capital social. Aunque el mínimo legal para el capital social es de 3.000 euros, para dar una buena imagen es aconsejable ampliar el capital y depositar algo más para ofrecer una garantía a terceras personas.
• Aportaciones en especie. En una SL no todo el capital social debe aportarse en dinero, sino que puede aportarse en especie: vehículos, ordenadores, inmuebles etc. El requisito es que los bienes se deben valorar.
• Transmisión de participaciones. La transmisión de participaciones es uno de los aspectos más controvertidos porque puede suponer la entrada en el capital social de terceras personas ajenas a la empresa. En los estatutos sociales se pueden establecer normas para la transmisión como la obligación de que las participaciones sean valoradas por peritos externos o para flexibilidad o no de los plazos del órgano de administración para pronunciarse sobre la transmisión.
• Administración de la sociedad. Es aconsejable tener previstas varias formas de administración (administrador único, administradores solidarios o mancomunados o consejos de administración), por si, con el paso del tiempo, se decide cambiar. Además, se debe definir la forma en la que se va a remunerar a los administradores salvo que el cargo sea gratuito.
• Acuerdos de la junta de accionistas. En los estatutos sociales es importante regular las mayorías necesarias para tomar acuerdos. Si no se establece nada se aplica la ley, pero, por ejemplo, se podrían hacer unos estatutos más rígidos en cuanto a acuerdos sobre ampliación de capital, transmisión de participaciones y venta de bienes propiedad de la sociedad.
• Sometimiento a arbitraje. En ocasiones, pueden surgir problemas entre los socios que necesiten de una tercera persona para solucionarse. Una opción es acudir a los tribunales, pero suelen ser lentos y la lentitud puede bloquear la actividad de la empresa, por lo que existe la alternativa de someterse a arbitraje y que sea un árbitro quien decida. Por lo general son procedimientos más rápidos.

7. Pacto de socios

Cuando dos o más personas se unen para llevar adelante un proyecto empresarial, pueden surgir bloqueos a la hora de tomar decisiones u otros problemas. Para evitar estas situaciones se puede elaborar un pacto de socios.

El pacto de socios es un documento privado que firman los socios o partícipes de una sociedad y que regula determinados aspectos que no se incluyen en los Estatutos Sociales. Se suele firmar en dos momentos fundamentales de la sociedad:

• En el momento de la creación.
• En el momento en el que se produce la entrada de un nuevo socio.

Algunos de los aspectos que se suelen regular en los pactos de socios son los siguientes:

• Funciones y retribución. Uno de los conflictos más habituales en las sociedades que comienzan es el derivado de la diferente implicación de cada socio. Si desde un principio se establecen las funciones de cada uno y la forma en la que se les va a remunerar, se evitarán problemas en el futuro.
• Compromiso de permanencia. Los socios fundadores suelen firmar un pacto de permanencia de un determinado número de años para garantizar la continuidad del proyecto.
• No competencia y confidencialidad. La finalidad de este pacto es evitar que un socio de la compañía la deje una vez transcurrido el periodo de permanencia y trabaje con una empresa competidora. ´
• Derecho de compra preferente. En el caso en que se produzca una ampliación de capital, los socios tendrán un derecho de adquisición preferente sobre las nuevas acciones.
• Antidilución. Puede ocurrir que al entrar nuevos socios en la sociedad mediante una ampliación de capital, la participación de los socios fundadores se diluya y pierdan el control, con esta cláusula se impide que ocurra.
• Derecho de arrastre. En el caso que se que reciba una oferta por la empresa (el 100% de las acciones o participaciones), puede que un socio minoritario se niegue a vender y bloquee la operación. Con la cláusula de derecho de arrastre se establece que todos los socios estarán obligados a vender si se producen una serie de condiciones.
• Bloqueo de venta de participaciones. Se regula esta cláusula para evitar que si se produce una ronda de inversión deba transcurrir un tiempo para que un socio pueda vender sus participaciones.
• Derecho a la información. Los socios pueden regular su derecho a estar informados sobre la empresa, pero se puede limitar a una serie de datos para evitar que se conozcan y difundan datos confidenciales.

8. Administración de una sociedad limitada

Para organizar la administración de una sociedad limitada, existen diversas posibilidades que son las siguientes:

• Administrador único. Es la persona que actúa en nombre de la sociedad y que es responsable de todos los actos que la sociedad realice. La persona que ejerza de administrador único puede ser externa a la sociedad o uno de los socios. Si en los estatutos no se especifica nada, el puesto no es retribuido y es de carácter indefinido.
• Administradores solidarios. En este caso hay dos o más administradores que pueden actuar de forma individual obligando a la sociedad con sus actos.
• Administradores mancomunados. También en este supuesto hay dos o más administradores, pero deben actuar de forma conjunta.
• Consejo de administración. Es la forma colegiada de organizar la administración y se suele utilizar más en el caso de la sociedad anónima. El consejo de administración puede delegar sus facultades en un consejero, que se denominará consejero delegado.

9. Responsabilidad de los administradores

La responsabilidad de los administradores es uno de los temas con mayor trascendencia en las sociedades mercantiles. Los administradores responden:

• Frente a los socios.
• Frente a la sociedad.
• Frente a los acreedores.

La responsabilidad se genera por incumplir los deberes del cargo de administrador cuando existe dolo o culpa.

En general, podemos diferenciar varios tipos de responsabilidad:

• Responsabilidad fiscal. La normativa fiscal establece la corresponsabilidad entre el deudor principal u otras personas, de forma solidaria o subsidiaria. Puede ocurrir que Hacienda reclame al administrador por las deudas que la sociedad no pudo pagar.
• Responsabilidad penal. En el año 2015 se reformó el Código Penal y se reguló la responsabilidad penal de las personas jurídicas, es decir, se entiende que una persona jurídica (una sociedad mercantil, por ejemplo) puede cometer un delito. Algunos de los delitos más frecuentes en estos casos son: los delitos medioambientales, las insolvencias punibles, la estafa o los delitos contra la Hacienda Pública o la Seguridad Social, entre otros. La responsabilidad penal de los administradores de una sociedad se puede producir, por lo tanto, en dos casos:
  • Cuando el administrador comete un delito de forma directa.
  • Cuando el delito se comete por un empleado u otra persona que esté bajo el control del administrador. En este caso, el administrador se convierte en coautor, ya que tiene la obligación de garantizar el control sobre sus empleados. Realmente, para que se pueda considerar, en este caso, responsable al administrador, se deben dar dos requisitos.
    • Que haya conocido la comisión del delito por esa tercera persona.
    • Que lo haya podido evitar con medidas de control.
• Responsabilidad mercantil. Según la normativa mercantil, los administradores responderán frente a la sociedad, a los socios o a los acreedores de la sociedad por los daños que causen por actos u omisiones que sean contrarios a los estatutos o a la ley y por los que realicen incumpliendo los deberes relativos a su cargo. En el caso en que el administrador incumpla sus deberes, deberá indemnizar por el daño causado con sus propios bienes. La acción para reclamar la responsabilidad de los administradores puede ser ejercida por la Junta General, un determinado número de socios o los acreedores de la sociedad.
• Responsabilidad laboral. Los administradores son también responsables de los daños que produzcan en el ámbito laboral o de la Seguridad Social, ya que se les atribuyen facultades de dirección de la empresa.

10. Obligaciones de una sociedad limitada

La sociedad limitada debe cumplir una serie de obligaciones en el ámbito financiero, mercantil, laboral y fiscal, entre otros. Las obligaciones más importantes son las siguientes:

• Obligaciones de tipo registral y contable. Se debe proceder a la legalización de libros sociales. Se tendrán que presentar: el libro de actas, el libro de registro de socios y el libro de registro de contratos. Por otro lado, los libros contables que también deben ser legalizados, son los siguientes: libro inventario y libro de cuentas anuales, libro diario, libro registro del IVA que está compuesto, a su vez, por tres libros: el de facturas emitidas, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión.
• Obligaciones tributarias. Para comenzar la actividad la sociedad debe presentar el modelo 036 para darse de alta en Hacienda, además, se tendrá que dar de alta en el Impuesto de Actividades Económicas. Por otra parte, los impuestos a presentar periódicamente son los siguientes:
  • 
    IVA. La empresa tendrá que declarar el IVA soportado y repercutido. El IVA se declara mediante el modelo 303 y al finalizar el año fiscal se presenta un resumen con el modelo 390.
  • IS. El Impuesto sobre Sociedades grava los beneficios obtenidos por las entidades mercantiles como consecuencia de su actividad. El tipo general de este impuesto es del 25%.
  • Retenciones en concepto de IRPF. Las sociedades deben ingresar las retenciones que realicen a sus trabajadores o las que hagan a los profesionales que les presten servicios (Notarios, asesores, abogados). Los ingresos se hacen mediante el modelo 111 y al final del ejercicio se presenta el resumen anual con el modelo 190.
  • Modelo 347. Este modelo se deberá presentar en el caso en que una empresa haga operaciones con un mismo tercero por importe superior a 3.005,06 euros.
• Obligaciones laborales y con la Seguridad Social. Son las siguientes:
  • Comunicar altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores.
  • Abonar los seguros sociales de forma mensual.

11. Conclusiones

Los trámites para crear una sociedad limitada o sociedad de responsabilidad limitada son largos y complejos y las obligaciones que debe cumplir la sociedad durante su trayectoria son numerosas. Esto supone la necesidad de contratar la ayuda de un asesor de empresa que aporte ventajas como:

• Ahorro de tiempo en la realización de todas las gestiones.
• Experiencia en la constitución de todos los tipos de empresas.
• Transparencia en las gestiones, puesto que el cliente siempre conoce los trámites que se realizan.
• Elaboración de una planificación fiscal que permita ahorrar dinero en el pago de impuestos.
• Conocimiento de la normativa fiscal y mercantil y de las novedades que se produzcan.
• Evitar errores o retrasos en el pago de impuestos o en la gestión mercantil de la empresa que supongan sanciones o perjuicios para el negocio.
• Contar con un equipo multidisciplinar que permite asesorar en todas las áreas importantes para la empresa: laboral, fiscal, Seguridad Social, mercantil, civil etc.
• Confidencialidad, porque toda la información que se facilite al asesor para que realice su trabajo, se tratará de forma absolutamente confidencial.

En definitiva, un asesor empresarial se debe convertir en una parte de la estrategia de la organización, de forma que su trabajo no consista solo en la presentación de impuestos, sino que ayude en la toma de decisiones de la empresa.